Notas y documentación interna

Una nota es un documento del espacio de trabajo: un texto con formato que existe por su cuenta, no colgado de ninguna tarea. Es donde va lo que se escribe una vez y se consulta muchas.

¿Nota o descripción de tarjeta?

Es la duda del primer día, y la regla es sencilla: si vas a volver a leerlo cuando la tarea ya esté cerrada, es una nota.

• La descripción de una tarjeta explica ese trabajo concreto: qué hay que hacer, con qué condiciones, qué se entrega. Empieza y termina con la tarjeta, y cuando la tarjeta se archiva deja de estar donde la gente mira.
• Una nota sobrevive a las tareas. El brief del cliente, el acta de la reunión, el procedimiento de publicación, los acuerdos con una cuenta: eso se consulta durante meses y a lo largo de muchas tarjetas distintas.

Copiar el brief en la descripción de cada tarjeta es la forma más rápida de acabar con cuatro versiones y ninguna buena.

La barra lateral

A la izquierda está el índice de notas:

• Todas las notas, con el total.
• Fijadas, las que abres cada semana.
• Archivadas, fuera de circulación pero sin perderse.
• Carpetas. En una agencia, una por cliente: Farmacia Aurora, Captura Studio, Terra Wines, Centro Bienestar Sol, Nova Fitness. Cada carpeta indica cuántas notas tiene.
• Sin carpeta, donde se quedan las notas que todavía no has colocado.
• Y el buscador, arriba.

El editor

Ocupa el resto de la pantalla y trae lo que necesita una documentación de verdad: encabezados de H1 a H4, negrita, cursiva, subrayado y tachado, alineación, código, listas de viñetas, numeradas y de casillas, enlaces, separadores, imágenes, tablas y emoji.

Debajo del título puedes ponerle etiquetas a la nota, que es lo que después te deja filtrar por tipo de documento en lugar de por cliente.

La cabecera dice si la nota está Guardada y lleva las acciones de fijar, compartir, copiar, archivar y borrar. Con el teclado: Ctrl+S guarda, Ctrl+B pone negrita, Ctrl+I cursiva y Ctrl+U subrayado.

Cómo mantenerlas usables

1. Una carpeta por cliente y nada más. Las jerarquías profundas se abandonan solas.
2. Fija las tres o cuatro notas que se abren cada semana. El resto se encuentra buscando.
3. Pon un título que diga qué es: «Sesión de fotografía - Hacienda los Olivos» se localiza; «Notas reunión» no.

Y después

Las notas se incluyen en todos los planes; para el resto, consulta la tabla de precios. Y si lo que quieres es avisar de algo a todo el equipo y saber quién se ha enterado, eso no es una nota: mira Anuncios.